Dati di fatturazione: cosa chiedere e cosa scrivere in fattura

I dati di fatturazione sono le informazioni che rendono una fattura valida e trasmissibile: chi la emette, chi la riceve, cosa è stato venduto, a che prezzo e con quale IVA, più i codici che servono al Sistema di Interscambio per consegnarla. In Italia l'elenco di base è fissato dall'articolo 21 del DPR 633/1972. Qui trovi i dati obbligatori voce per voce, cosa chiedere a un privato, a un'azienda o a un cliente estero, come gestire codice destinatario e PEC e cosa fare quando il cliente non ti ha dato tutto.

In breve

• Ogni fattura deve riportare data, numero progressivo univoco, dati di chi emette e di chi riceve, descrizione di beni o servizi, imponibile, aliquota e importo dell'IVA.
• Dal cliente ti servono nome o ragione sociale, indirizzo di residenza o sede, partita IVA se è un'impresa o un professionista, codice fiscale se è un privato.
• Per la fattura elettronica aggiungi il codice destinatario di 7 caratteri oppure la PEC; senza l'uno e l'altro usi "0000000".
• Per i clienti esteri si usa il codice destinatario "XXXXXXX" e, per le imprese UE, il loro numero di identificazione IVA.
• Partita IVA o codice fiscale inesistenti e calcoli IVA sbagliati fanno scartare la fattura dal SdI: verificali prima di inviare.

Indice

• Cosa si intende per dati di fatturazione
• I dati obbligatori in ogni fattura
• Quali dati chiedere al cliente
• I dati in più della fattura elettronica
• Se mancano i dati del cliente
• Numero di fattura: dove si trova e come si assegna
• Gli errori che fanno scartare la fattura
• Il modulo dati da mandare ai nuovi clienti
• Il nostro punto di vista
• Tieni clienti, fatture e scadenze nello stesso posto
• Domande frequenti
• Fonti

Cosa si intende per dati di fatturazione

Nel linguaggio di tutti i giorni "dati di fatturazione" indica soprattutto i dati anagrafici e fiscali del cliente, quelli che un fornitore ti chiede via email prima di emettere la prima fattura. In senso tecnico, però, il concetto è più ampio.

Il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica definisce i "dati fattura" come i dati fiscalmente rilevanti previsti dall'articolo 21 e dalle altre norme tributarie, più quelli necessari a far viaggiare il documento attraverso il Sistema di Interscambio. Lo stesso provvedimento chiarisce che la fattura elettronica è un file XML: il PDF che spesso alleghi all'email è solo una copia di cortesia.

In pratica quindi i dati di fatturazione si dividono in tre gruppi:

1. I tuoi dati, che inserisci una volta sola e restano uguali su tutte le fatture.
2. I dati del cliente, che raccogli all'inizio del rapporto e aggiorni quando cambiano.
3. I dati dell'operazione: data, numero, descrizione, importi, IVA, modalità di pagamento.

Tenere separati questi tre blocchi è il modo più semplice per non sbagliare: il primo lo controlli una volta, il secondo a ogni nuovo cliente, il terzo a ogni fattura.

I dati obbligatori in ogni fattura

L'articolo 21 del Testo Unico IVA elenca il contenuto minimo. Le specifiche tecniche della fattura elettronica lo riprendono campo per campo. Ecco le voci, con un esempio concreto per ciascuna.

A queste voci si aggiungono, quando ricorrono, le indicazioni richieste da altre norme: il riferimento normativo se l'operazione è esente o non imponibile, la dicitura prevista per il tuo regime fiscale, l'eventuale ritenuta d'acconto e i contributi previdenziali per alcuni professionisti, l'imposta di bollo quando è dovuta. Sono dettagli che dipendono dalla tua situazione: se hai dubbi sulla dicitura giusta per il tuo regime o su ritenute e bollo, chiedi al tuo commercialista prima di emettere la prima fattura dell'anno, perché un errore si ripete su tutte quelle che seguono.

Un'altra regola utile: secondo l'articolo 21, nel testo commentato su Brocardi, la fattura si considera emessa quando viene consegnata, spedita, trasmessa o messa a disposizione del cliente. Per la fattura elettronica conta quindi la trasmissione, non il momento in cui hai preparato il file.

Quali dati chiedere al cliente

La parte che crea più confusione è quella che riguarda il destinatario, perché cambia a seconda di chi è. Sempre l'articolo 21 distingue: al cliente che è un soggetto IVA chiedi la partita IVA, al privato o a chi non agisce come impresa o professionista il codice fiscale, al cliente con sede in un altro paese UE il numero di identificazione IVA rilasciato dal suo Stato.

Per l'indirizzo chiedi sempre via, numero civico, CAP, comune e provincia. Sembra banale, ma il domicilio fiscale non coincide per forza con l'indirizzo dove lavora il cliente o con quello di consegna della merce: è il dato registrato in Anagrafe Tributaria che deve comparire in fattura.

Sul fronte estero, l'Agenzia delle Entrate conferma nelle sue risposte sulla compilazione della fattura elettronica che puoi emettere fattura elettronica anche verso clienti comunitari o extracomunitari, imprese o consumatori. Nelle FAQ del 2019 aggiornate al 2021 spiega come: codice destinatario "XXXXXXX", codice del paese estero e un identificativo alfanumerico della controparte; per un consumatore finale estero il campo del codice fiscale resta vuoto. Inviare queste fatture al SdI, ricorda la scheda sulle fatture transfrontaliere, evita anche di dover comunicare separatamente i dati di quelle operazioni (il cosiddetto esterometro).

I dati in più della fattura elettronica

Oltre al contenuto fiscale, la fattura elettronica ha bisogno di un "indirizzo" a cui il SdI possa recapitarla. La guida dell'Agenzia su come si predispone la fattura elettronica indica tre strade per compilare il campo Codice destinatario:

1. Il cliente ti comunica un codice di 7 caratteri alfanumerici: lo inserisci così com'è. È il codice del canale che il cliente ha scelto per ricevere le fatture, spesso legato al software che usa.
2. Il cliente ti comunica solo la PEC: scrivi "0000000" nel codice destinatario e inserisci l'indirizzo PEC nel campo apposito.
3. Il cliente è un consumatore finale, oppure un soggetto IVA che non ti ha dato né codice né PEC: scrivi "0000000" e basta.

Nel terzo caso la fattura non va persa. Il cliente la trova comunque nella propria area riservata del portale Fatture e Corrispettivi e, se è un privato, sei tu a consegnargli una copia, in PDF o su carta.

Il file deve essere in formato XML. Non serve conoscerne la struttura: i programmi di fatturazione e il portale dell'Agenzia lo generano partendo dai dati che inserisci. Serve invece che quei dati siano giusti, perché il SdI li controlla prima di consegnare il documento.

Se mancano i dati del cliente

Capita spesso: il lavoro è finito, devi fatturare e il cliente non risponde alla mail in cui chiedevi i dati. Le opzioni dipendono da cosa ti manca.

Manca il codice destinatario o la PEC. È il caso più semplice: usi "0000000" e la fattura arriva nell'area riservata del cliente. Se è un'impresa, mandagli comunque una copia via email per evitare ritardi nel pagamento.

Manca l'indirizzo completo, ma hai partita IVA o codice fiscale. Per importi fino a 400 euro IVA compresa esiste la fattura semplificata, che per un cliente stabilito in Italia permette di indicare anche solo il codice fiscale o la partita IVA invece di tutti i dati anagrafici, come spiega Agenda Digitale. Per i contribuenti in regime forfettario, dal 2025 il limite dei 400 euro non si applica più, come riporta DK Post.

Manca la partita IVA o il codice fiscale, oppure quello che hai è sbagliato. Qui non ci sono scorciatoie. La guida dell'Agenzia è chiara: se l'identificativo non esiste in Anagrafe Tributaria la procedura non va avanti e il SdI scarta la fattura. Chiedi il dato corretto al cliente; per una partita IVA italiana conviene verificarla prima dell'invio.

Numero di fattura: dove si trova e come si assegna

Il numero di fattura compare nell'intestazione del documento, di solito vicino alla data, e nel file XML ha un campo dedicato. È il numero che il cliente cita quando paga con bonifico e quello che tu usi per ritrovare il documento.

Le specifiche tecniche chiedono un numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco, di norma con una progressione annuale o in serie continua. Nella pratica:

• puoi ripartire da 1 ogni anno solare (1/2026, 2/2026...) oppure proseguire senza azzerare;
• non lasciare buchi e non usare due volte lo stesso numero;
• se usi più serie, per esempio una per le fatture e una per le note di credito, tienile distinte con un prefisso o un suffisso coerente.

Attenzione anche ai doppi invii: il SdI controlla che lo stesso file non sia già stato trasmesso.

Gli errori che fanno scartare la fattura

Il SdI esegue una serie di controlli automatici e, se qualcosa non torna, restituisce una notifica di scarto. In quel caso la fattura va corretta e reinviata. Gli errori più comuni legati ai dati sono quattro.

1. Partita IVA o codice fiscale inesistenti. Una cifra invertita basta a bloccare tutto. Copia il dato dalla visura o dalla mail del cliente, non riscriverlo a memoria.
2. IVA calcolata male. Il SdI verifica la coerenza tra imponibile, aliquota e imposta: con un imponibile di 100 euro al 22% l'IVA deve risultare 22 euro, altrimenti il file viene scartato. Succede soprattutto quando si arrotondano a mano i singoli importi di più righe.
3. File già inviato. Ritrasmettere lo stesso documento senza modifiche, magari perché non si è vista arrivare la ricevuta, genera uno scarto per duplicato.
4. Codice destinatario sbagliato. Anche quando il file passa, la fattura rischia di finire in un canale che il cliente non controlla. Verifica il codice con il cliente alla prima fattura.

Un controllo di due minuti sui dati del cliente, fatto una volta sola quando lo registri, evita quasi tutti questi problemi.

Il modulo dati da mandare ai nuovi clienti

Il modo più rapido per avere i dati giusti al primo colpo è inviare al cliente, all'avvio del lavoro, un elenco fisso di campi da compilare. Puoi copiarlo in una mail o in un documento condiviso:

• nome e cognome oppure ragione sociale;
• indirizzo del domicilio fiscale o della sede legale: via, numero civico, CAP, comune, provincia;
• paese, se il cliente non è in Italia;
• partita IVA, se ha un'attività;
• codice fiscale (per le società può essere uguale alla partita IVA);
• codice destinatario SdI, se ne ha uno;
• indirizzo PEC, in alternativa al codice;
• email per l'invio della copia di cortesia e riferimento amministrativo;
• eventuali riferimenti da riportare in fattura, come numero d'ordine o codice commessa.

Salva le risposte nell'anagrafica del cliente e non chiederle più: alla fattura successiva ti basterà controllare che nulla sia cambiato.

Il nostro punto di vista

Lavoriamo ogni giorno con freelance e piccole imprese, e vediamo che il problema raramente è non sapere quali dati servono. Il problema è che quei dati sono sparsi: la partita IVA del cliente in una mail, l'indirizzo in un vecchio preventivo, la fattura in un portale, l'incasso nell'estratto conto, la scadenza dell'IVA in un promemoria sul telefono.

Per questo crediamo che i dati di fatturazione vadano trattati come un archivio, non come un modulo da compilare ogni volta. Un'anagrafica clienti curata, collegata ai lavori svolti, alle fatture emesse e ai pagamenti ricevuti, ti dice in ogni momento chi ti deve cosa e quanta IVA dovrai versare. È anche la base per fare con calma la riconciliazione bancaria e per arrivare preparato alla liquidazione IVA.

C'è poi una questione di fiducia. I numeri che guidano le tue decisioni devono venire dai dati che hai inserito tu, non da stime che non puoi verificare. Per noi la tecnologia deve aiutarti a mettere ordine, non decidere al tuo posto.

— Tecnologin

Tieni clienti, fatture e scadenze nello stesso posto

Gestione Spese è l'app pensata per chi lavora con partita IVA: raccoglie in un'unica piattaforma clienti, lavori e ore, documenti, entrate, spese, conti bancari e scadenze fiscali per l'Italia, con promemoria integrati. Puoi importare i dati da CSV, da PDF o collegando la banca dove disponibile, e personalizzare categorie e panoramica come preferisci. L'assistente con intelligenza artificiale interviene solo quando lo chiedi tu e con il tuo consenso.

Il piano è uno solo, con tutte le funzioni incluse e nessun extra. Puoi partire dal check-up operativo gratuito oppure guardare subito i prezzi del piano unico. Se oggi usi fogli Excel e il portale dell'Agenzia, il confronto con fogli di calcolo e portale AdE ti mostra cosa cambia; se invece hai già un programma per emettere fatture, leggi il confronto con i software di fatturazione.

Domande frequenti

Quali dati servono per emettere una fattura?

Servono data di emissione, numero progressivo univoco, i tuoi dati con partita IVA, i dati del cliente con partita IVA o codice fiscale e indirizzo, la descrizione di beni o servizi, l'imponibile, l'aliquota e l'importo dell'IVA. Per la fattura elettronica aggiungi il codice destinatario o la PEC del cliente, oppure "0000000" se non li hai.

Cosa sono le informazioni di fatturazione che mi chiede un fornitore?

Sono i tuoi dati anagrafici e fiscali come cliente: nome o ragione sociale, indirizzo del domicilio fiscale, partita IVA o codice fiscale e, se hai un'attività, il codice destinatario o la PEC dove vuoi ricevere le fatture elettroniche. Darli completi ed esatti ti evita fatture da correggere e ritardi.

Posso fatturare a un privato senza codice fiscale?

Per un privato residente in Italia il codice fiscale è il dato che lo identifica in fattura, quindi va chiesto. Se il cliente è un consumatore estero senza codice fiscale italiano, invece, il campo resta vuoto e si usa il codice destinatario "XXXXXXX" con il codice del suo paese.

Il PDF della fattura ha valore?

Tra operatori italiani il documento che conta è il file XML trasmesso al Sistema di Interscambio. Il PDF è una copia di cortesia: utile per il cliente, soprattutto se è un privato, ma non sostituisce la fattura elettronica.

Fonti

• Agenzia delle Entrate, specifiche tecniche della fattura elettronica, versione 1.8
• Agenzia delle Entrate, provvedimento coordinato sulla fatturazione elettronica
• Normattiva, DPR 26 ottobre 1972, n. 633
• Brocardi, articolo 21 del Testo Unico IVA
• Agenzia delle Entrate, come si predispone una fattura elettronica
• Agenzia delle Entrate, cosa fa il Sistema di Interscambio
• Agenzia delle Entrate, FAQ sulla compilazione della fattura elettronica
• Agenzia delle Entrate, FAQ del 19 luglio 2019 aggiornate al 1° luglio 2021
• Agenzia delle Entrate, fatture verso e da soggetti stranieri
• Agenda Digitale, fattura elettronica se mancano i dati del cliente
• DK Post, fattura semplificata senza limiti per i forfettari

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